Tidsrom avtales i hvert enkelt tilfelle. Helg eller ferie.

For den oppgitte prisen er deltakeren å regne som et av familiemedlemmene, og trenger bare ta med seg det de vil bruke i lommepenger til kioskbesøk og eventuelt handleturer.

• Spesialutstyr som vernesko, ride hjelm og lignende avtales med vertsfamilien.

I utgangspunktet varer hvert ferieopphold fra søndag ettermiddag til fredag ettermiddag, eller til neste fredag ettermiddag.

• Opphold av annen varighet kan avtales.
• Langtidsavtaler ved helgeopphold eller annet, benyttes eget skjema (avtaleskjema).

Normalt skal barn leveres og hentes av foreldre/foresatte. Annet må avtales. Dersom det blir inngått avtale om at vertskapet skal hente/levere barna, skal de ha godtgjørelse jmf kategori 7: transport.

• Benyttes tog, båt eller fly må avtale være underskrevet før oppholdet.

Dersom det under besøket viser seg at informasjon som saksbehandler/ansvarlig etat har gitt ikke stemmer med barnets behov, vil gårdsverten så snart som mulig ta kontakt for avklaring med ansvarlige.

Dersom det viser seg at barnet krever mer oppfølging enn først antatt vil representant for Gårdsopplevelser ta kontakt med saksbehandler/ansvarlig etat for justering av priskategori.

Saksbehandler på sosialkontor/barnevern ol. skal først ta kontakt med Gårdsopplevelser Nord SA– for å forhøre seg om hvilke gårder som er aktuelle. Kontaktpersonen sitter inne med oversikt over hvilken erfaring de forskjellige vertskap innehar– og har i tillegg oppdatert oversikt over sammensetning av gruppene.

Saksbehandler sender skriftlig påmelding til Gårdsopplevelser Nord SA. Påmeldinga kan med fordel sendes direkte i e-post: post@gardsopplevelser.no Påmelding skal være sendt Gårdsopplevelser Nord før opphold starter. Forsikringen er ikke gyldig uten påmelding.

Så snart bekreftelse foreligger skal saksbehandler ta kontakt med vertskap for å redegjøre for deltakers behov, familieforhold etc. Saksbehandler redegjør for på hvilket grunnlag prisfastsettinga er vurdert. Ved tilfeller der vertsfamilien er uenig om prisfastsettelse, skal ny pris avtales gjennom selskapet. Saksbehandler er ansvarlig for at riktig informasjon blir kjent for vertsfamilien.

Saksbehandler og vertskap blir enige om hvem som henter og bringer deltakeren.
Navn og telefonnummer på den ansvarlige fra barnevernet må stå i påmeldinger for opphold.
Avtalte opphold som ikke blir benyttet vil bli fakturert.

Dersom et avtalt opphold/tilbud ikke skal benyttes må dette kanselleres av saksbehandler minimum 14 dager før ikrafttredelse av tilbudet.
Ved manglende kanselering faktureres oppholde/tilbudet i sin helhet.
Ved avsluttet opphold gjelder 1 mnd. oppsigelsestid. Gjelder både kjøper og selger.

Ta med varmt tøy, badetøy, fjøsklær, regntøy/støvler, toalettsaker ol. Dette avtales med hver enkelt gård ut fra aktiviteter og årstid.

Ta med liste over det vedkommende måtte ha med seg av personlige ting. Dette for at de skal få med seg hjem det samme som de hadde med da de kom.

Alle deltakerne er kollektivt ulykkesforsikret gjennom Gårdsopplevelser Nord SA.
Gjeldende forsikring er også knyttet opp til priskategori.